Sagra di Cimpello
Pro Loco Cimpello 1998

Introduzione

Il sistema informativo sarà essenzialmente composto da tre entità; ogni entità viene qui descritta brevemente, lasciando la descrizione delle specifiche operazioni che ogni entità deve svolgere ai punti successivi.

Cassa: in cassa vengono raccolti gli ordini; occorre stampare una ``ricevuta'' che deve essere consegnata al cliente
Cameriere: le cameriere raccolgono gli ordini ai tavoli, raccolgono le ordinazioni per le bevande (non presenti nell'ordine se non generalmente a categorie di prezzo) e poi ``abilitano'' l'ordine assegnandogli un timestamp di abilitazione, un tavolo (se piú tavoli basta metterne uno) e il proprio nome (o identificativo); deve essere possibile ``saltare'' questo livello per gli ordini da asporto.
Cucina: in cucina gli ordini si accumulano, e vengono scelti uno alla volta dai ``vassoisti'' (gli addetti alla preparazione dei vassoi) presenti; scelto un ordine questo viene nuovamente stampato (ma con le informazioni dei timestamps, del tavolo e delle cameriere in aggiunta)
Amministrazione/Report: tutta una serie di tool per la gestione del sistema, e per l'estrapolazione di dati (statistici e non) a fine giornata.

Si può notare che da subito si è scelto di lasciare completamente fuori dal sistema il BAR; questo è voluto, un bar è una realtà troppo dinamica, un sistema del genere potrebbe essere una vera e propria palla al piede.
Questo non è tanto vero se il BAR è organizzato con una sezione ``staccata'' a cui hanno accesso solo le cameriere, e in cui solo loro possono prelevare i vassoi con le bevande per il servizio ai tavoli; a Cimpello si sta pensando a una organizzazione del genere, e questa funzionalità è stata inserita nella TODO list, per i prossimi anni.
Ai fini pratici non si tratta altro che di una semplice duplicazione delle funzionalità dell'entità ``cucina'' in un contesto diverso.

È da notare anche che gli ordini piccoli (bevande, patate, panini, ...) saranno comunque venduti a parte e singolarmente attraverso dei blocchetti di ``buoni'' numerati; questo permette di evitare di stampare degli ordini con una voce, e d'altro canto non compromette il sistema perchè, contati quanti biglietti sono stati strappati in quella serata dal blocchetto, si può inserire un ordine ``fasullo'' a fine serata con tutte queste quantità per avere i conti consistenti.

Inoltre è da notare subito che non ha quasi senso parlare di ``frequenze'' delle operazioni, visto che le operazioni sono du due tipi: quelle ``quasi statiche'', ovvero che vengono fatte a inizio sagra e basta (come inserire i nomi del personale e delle portate) e quelle che invece lavorano a livello di ``ordine'' e che devono essere compiute su ogni ordine.

Note tecniche

Si sono decise le seguenti cose per quanto riguarda l'hardware e il sistema utilizzato:

tutto il sistema verrà basato sul DBMS MySQL ad interfaccia web, attraverso una serie di script php e programmini C
il server sarà una macchina low-level (486 o pentium 75) con Linux (Debian 1.3.1r6), MySQL, PHP e Apache
esisterà un altro computer connesso via Ethernet al server per la zona cucine, molto probabilmente un 386sx
i client dovrebbero essere tutto hardware di recupero connesso con un semplice programma di emulazione terminale via seriale e il web browser lynx; se si trovasse hardware piú buono non è escluso l'uso di software classico di navigazione usando PPP via interfaccia seriale;
i client sono 4 (due in cassa, uno per le cameriere, uno per le cucine), connessi alle 4 seriali dei 2 computer in rete
occorrono 2 stampanti; per la cassa per questioni di velocità si opterà di sicuro verso moduli prestampati, per la cucina si vedrà...
per il server principale ci sarà un gruppo di continuità, spero di procurarmi per quel tempo un disco di backup per ogni evenienza...
si è optato per la politica del ``second source''; alla sagra spesso ci sono sovraccarichi e quindi ``salta'' la corrente: si chiederà quindi a una delle case vicine una linea di corrente con cui alimentare solo i computer (tutti)
comunque verrà mantenuto in vita, come backup, il vecchio metodo manuale (nei 6 giorni di sagra un temporale con mancanza totale della corrente capita sempre almeno una volta... ;)

Cassa

La cassa deve svolgere le seguenti funzioni:

inserire un ordine che viene immediatamente stampato
cancellare un ordine (non abilitato da una cameriera) che viene immediatamente stampato, è cura del cassiere farsi dare la copia cartacea dell'ordine cancellato e provvedere alla sua distruzione.

Considerando un ordine come un documento stle ``bolla'', si è preferito non implementare la modifica, ma utilizzare cancellazione+reinserimento.
Questo ha permesso di semplificare l'interfaccia e di velocizzare la gestione (gli ordini sbagliati possono essere messi da parte e cancellati assieme alla fine o appena c'è tempo).

Inoltre, per una migiore gestione e interazione con i clienti, deve avere queste caratteristiche aggiuntive:

deve poter definire un ordine come ``da asporto''; questo ordine salta la fase di abilitazione da parte delle cameriere e viene passato direttamente in cucina
deve visualizzare in tempo reale o quasi i tempi di attesa medi e massimi riscontrati funo a quel momento, di modo che possano essere comunicati ai clienti
deve prevedere un meccanismo di ``conferma doppia'' di un ordine, tramite una schermata di conferma con tutti i dati riassunti prima dell'inserimento vero e proprio e quindi della stampa
deve essere il piú semplice possibile (possibilmente usare solo i tasti direzionali, invio e tastierino numerico)
deve associare all'ordine inserito l'identificatore del cassiere che lo ha inserito
il numero d'ordine deve poter essere azzerato, non deve per forza essere un progressivo per tutta la durata della manifestazione.

Chiaramente non è possibile cancellare e/o modificare un ordine che è già stato abilitato (e quindi raccolto) da una cameriera; visto che l'ordine è in mano o alla cameriera o al cassiere che lo sta correggendo non ci sono possibilità di conflitto in questa operazione.

Inoltre l'utilità della presenza dell'ordine da asporto si sta rivelando dubbia... nel senso che il cliente non dichiara al cassiere la richiesta di asporto, ma alle cameriere (che a questo punto possono trattarlo come un normalissimo ordine).

Cameriere

Le cameriere ritirano l'ordine ai tavoli¹, prendono le ordinazioni delle bevande (che sull'ordine sono indicate solo come categorie di prezzo) e segnano il numero di tavolo; a questo punto si dirigono al terminale dove inseriscono l'identificativo dell'ordine che hanno appena raccolto, controllano che sia esatto, ci associano il loro nome o idetificativo e un numero di tavolo, e poi passano a far altro.

Schematicamente questa applicazione deve svolgere le funzioni:

possibilità di inserire l'identificativo di un ordine, e ottenere una schermata in cui è presente l'ordine
possibilità di selezionare il proprio nome/identificativo dalla lista delle cameriere
possibilità di inserire un valore in un campo numerico.

Anche qui sono richieste le caratteristiche aggiuntive:

deve visualizzare in tempo reale o quasi i tempi di attesa medi e massimi riscontrati funo a quel momento, di modo che possano essere comunicati ai clienti
deve essere il piú semplice possibile (possibilmente usare solo i tasti direzionali, invio e tastierino numerico).

Con l'inserimento ``al buio'' del codice identificativo dell'ordine, e con la schermata di conferma successiva, si evitano errori di ``scelta'' dell'ordine con una minima perdita di tempo.

Cucina

In cucina gli addetti alla preparazione dei vassoi scelgono sul monitor un ordine, lo visualizzano e lo stampano; una volta stampato, il vassoista raccoglie le pietanze che occorrono all'ordine, prepara il vassoio, ci appoggia sopra la stampa e avvisa la cameriera competente dell'avvenuto completamento dell'operazione.

In breve l'applicazione deve fornire:

la possibilità di presentare sinteticamente a schermo gli ordini abilitati e non evasi, in ordine di priorità (per primi quelli che aspettano da piú tempo); il cursore è di default sull'ordine con maggiore priorità, ma all'occorrenza può essere spostato
la possibilità di visualizzare un ordine prima di stamparlo; questo è utile perchè può accadere che la mancanza di una pietanza blocchi la realizzazione di molti vassoi ma non di tutti, e il vassoista deve essere in grado di scegliere un ordine che può portare a compimento
la possibilità di stampare un ordine; una volta stampato l'ordine sparisce dallo schermo e si considera evaso; nella stampa, oltre all'ordine, devono trovare posto informazioni aggiuntive come i timestamps (di cassa, cameriera e cucina), il tempo (cameriera - cucina + un forfait per il resto calcolato spannometricamente), il tavolo, i nomi/codici degli addetti che hanno trattato l'ordine (sicuramente cameriera, opzionalmente gli altri).

Anche qui sono richieste una serie di funzionalità aggiuntive:

deve visualizzare in tempo reale o quasi le quantità richieste delle principali portate (quelle critiche come le carni), informazioni che non servono ai vassoisti ma alla cucina vera e propria; queste quantità vanno incrementate ad ogni ordine in cassa e decrementate ad ogni stampa dei vassoisti
deve essere il piú semplice possibile (possibilmente usare solo i tasti direzionali, invio)
anche qui deve essere presente la possibilità di associare all'ordine l'identificativo del vassoista che lo ha appena evaso.

Non sono previsti meccanismi di recupero in caso di errore; in caso di ordine stampato ma che non può essere evaso immediatamente si è convenuto di mantenere il vecchio sistema dello spago e delle mollette².

Amministrazione/Report

Occorrerà definire tutta una serie di tool per gestire l'immissione dei dati ``quasi statici'' come i nomi del personale e delle pietanze, cosí come procedure di backup dei dati e generatori di report/statistiche.

Mi è stata espressamente chiesta solo la realizzazione della stampa, a fine giornata, dell'incasso derivante dagli ordini (in pratica la somma dell'importo e della quantità di tutti gli ordini, per categoria, e somma totale).

Questo è utile non solo per sapere quanto si è ricavato a fine serata, ma soprattutto per sapere quante porzioni sono andate vendute.

Glossario

Tendendo ad usare diversi termini per dire le stesse cose, faccio un po' di chiarezza.

cassa: in cassa gli ordini vengono creati, modificati, cancellati;
cameriere: la ``zona cameriere'' (solitamente oltre il bancone cucina) è il luogo dove avviene l'interazione tra la cucina stessa e le cameriere che raccolgono gli ordini e servono i clienti;
cucina: o ``zona vassoiste'' è praticamente la parte più esterna della cucina dove vengono ``costruiti'' i vassoi; solitamente consiste di un bancone a cui possono accedere sia i vassoisti che le cameriere;
ordine: in generale, senza specificazioni è inteso l'ordine appena inserito da una cassa, ed è composto dalla quantità delle singole pietanze, un numero d'ordine ed eventuali altre informazioni
ordine abilitato: è un ordine che è stato raccolto da una cameriera e quindi può essere passato in cucina, visto che c'è un cliente che aspetta al tavolo
ordine evaso: è un ordine che è stato stampato da un vassoista e quindi è in corso di evasione; si presume che un vassoista impegni un tempo pressoché costante nella realizzazione di un ordine;
ordine da asporto: è un ordine che non deve passare per le cameriere; un ordine da asporto va evaso direttamente in cucina, dove le pietanze vengono poste in sacchetti e passate direttamente (o quasi) al cliente; gli ordini da asporto sono praticamente solo una decina a serata, e vengono accettati prestissimo (solitamente sempre prima delle 20:00) quindi non sono un ``caso'' statistico e non disturbano il normale flusso degli ordini.
vassoio: chiamato così perché fisicamente gli ordini vengono portati ai clienti in enormi vassoi, che contengono i singoli piatti;
pietanza: o portata, o piatto; è quello che poi il cliente va fisicamente a fruire, sperando che sia buono (senza immergersi nell'eterna diatriba tra chi preferisce la costa ben cotta e chi al sangue... ;)
tavolo: (numero di) individua il numero del tavolo (o uni dei tavoli) in cui è stato raccolto l'ordine, e serve per individuare poi a chi portare il vassoio; nonostante sia preferibile che una sola cameriera segua la vita di un ordine, è anche probabile che questo non sia possibile sempre e questa è l'informazione minima per indirizzare il vassoio al giusto cliente.

Note

Questo è un punto controverso, e credo che la decisione verrà presa all'ultimo momento in base alla disponibilità di stampanti, carta prestampata, sponsor per quest'ultima... Sarebbe bello lasciare al cliente una ``ricevuta'' della consumazione su un supporto diverso dalla cartaccia usata per stampare in cucina; d'altronde sarebbe bello che anche le cameriere avessero un resoconto degli ordini raccolti, mi sa che alla fine si opterà per un biglietto diviso in sezioni staccabili. Vedremo.

L'ingegno della gente! Praticamente l'anno scorso è stata usata una coda FIFO degli ordini realizzata con delle mollette da biancheria e uno spago su cui le cameriere appendevano gli ordini che avevano raccolto, e da cui i vassoisti prelevavano gli ordini, facendo man mano ruotare lo spago (per evitare che le cameriere appendessero in testa invece che in coda, le imbroglione!). Questo semplice accorgimento ha permesso di abbattere del 25% i tempi medi di attesa...

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